Come organizzare un evento congressuale
Progettare e pianificare un evento è un’esperienza impegnativa ma sicuramente gratificante. La fatica e l’impegno saranno apprezzati che sia un matrimonio, un congresso, un meeting, una festa, una riunione, un convegno.
Ci sono una serie di tappe che vanno ben considerate per il buon esito dell’evento stesso. Nulla va affidato al caso, nulla va tralasciato.
Bisogna definire lo scopo e gli obiettivi connessi.
E’ necessario progettare per esaminare ogni singolo elemento:
- data e ora
- la tipologia dei partecipanti
- la location
- il badget
- le tattiche da adottare
- i risultati da ottenere
Dopo specificare la tipologia dell’evento: raccolta fondi, formazione, vendita, matrimonio, presentazione nuovi manager, riunioni soci, lancio nuove linee aziendali, un event planner preparato dovrà coordinare e pianificare con competenza e creatività ogni singolo passo.
Fissare data e ora dell’incontro con largo anticipo garantisce, inviando gli inviti, la presenza degli ospiti, i quali calendarizzando l’evento eviteranno di prendere altri impegni.
Dopo aver contezza del numero e del target dei partecipanti alla manifestazione siamo pronti ad individuare una serie di location che potrebbero soddisfare le esigenze degli ospiti.
E’sempre utile visitare il luogo con un certo anticipo, farsi consegnare una piantina del locale per ben distribuire, nello spazio a disposizione, i tavoli ed animazione se organizziamo matrimoni, feste ecc. Mentre consideriamo tale spazio in maniera completamente diversa se, siamo stati investiti ad occuparci di meeting, congressi o riunioni di lavoro.
Nel primo caso dovremo tenere conto che i camerieri, lo staff di sala, dovranno disporre di uno spazio, all’interno della sala sufficiente per poter servire i clienti senza difficoltà. Le aree destinate ai bambini e all’animazione saranno, possibilmente, lontane dalla sala occupata dagli adulti. Invece, nel secondo caso: la sala scelta dovrà avere una buona acustica per permettere ai convenuti di poter ascoltare in qualsiasi parte della stessa siano seduti. Sedie provviste di ribaltina corredate di penne e blocco notes, ausili audiovisivi, cuffie per traduttori simultanei, lavagne interattive, conferiranno all’evento un certo credito.
Quando si farà il sopralluogo alla location bisogna accertarsi, che vi siano rampe d’accesso per diversamente abili. Per organizzare un evento di successo bisogna ricorrere ad uno staff che, diventa parte integrante nelle decisioni. Insieme potrete stabilire il budget per:
- location
- inviti
- animazione
- locandine
- pranzo, cena, coffe break
- foto, riprese
- mediatori culturali
- supporti audio
- staff di sala
- hostess e promoter
Pianificare l’evento conferirà sicurezza nell’organizzazione anche se spesso i tempi si dilatano nonostante si sia stilato una cronologia delle attività: gli invitati arrivano in ritardo, il coffee break dura più a lungo, gli ospiti si sono trattenuti a tavola, l’intervento dei relatori è stato più lungo del previsto, le fotografie si sono protratte, gli sposi hanno aperto con un certo ritardo il buffet. Lasciare un piccolo margine rasserena gli organizzatori e rende il lavoro più fluido alle maestranze. Tutto rimediabile se ampiamente previsto. Non bisogna lasciare nulla all’improvvisazione. Le hostess al termine del meeting, del congresso, della riunione nel distribuire un cadeau di partecipazione chiederanno ai partecipanti un feedback al fine di correggere o modificare probabili criticità. Avere dei buoni risultati e soddisfare il cliente garantirà il proseguimento di tale lavoro, tutto ciò amplificato dai social che diventeranno cassa di risonanza per gli eventi che si andranno a programmare in futuro.
Altra scelta importante è rappresentata dalla location in termini “geografici”. Ci sono infatti eventi che possono essere organizzati in città di mare e altri invece che necessitano di città più “urbane”.
E’ il caso ad esempio dei congressi che si tengono in città come Napoli, dove si sfrutta la centralità della città ma al contempo la vicinanza al mare. Questo aspetto consente infatti di unire la parte congressuale/istituzionale con quella meno formale e quindi più ludica. Ci sono centri congressi a Napoli, come il Centro Congressi Ramada, situato in zona stazione centrale, che garantiscono servizi accessori e itinerari guidati anche per chi vuole visitare la città dopo aver trascorso una giornata di evento.